Hinweis: Die eLegalisierung ist ein besonderes Institut des tschechischen Rechts. Sie erfüllt eine ähnliche Funktion wie die Beglaubigung einer Unterschrift, ersetzt jedoch nicht notarielle Beurkundungen oder Apostillen.
Wie das tschechische Recht die Beglaubigung von Unterschriften digitalisiert
Beim Kauf eines Gesellschaftsanteils, bei der Erteilung einer Vollmacht, bei Eintragungen in öffentliche Register oder bei bestimmten Dokumenten für das Grundbuch wird häufig eine amtlich beglaubigte Unterschrift verlangt.
Bis vor Kurzem bedeutete dies in der Regel, dass das Dokument ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben und anschließend bei einer Behörde, einem Notar oder einem Rechtsanwalt beglaubigt werden musste. Selbst wenn das Dokument ursprünglich elektronisch erstellt wurde, erfolgte der letzte Schritt weiterhin auf Papier.
Mit der Einführung der sogenannten eLegalisierung (eLegalizace) hat sich dies geändert. Seit 2024 ermöglicht das tschechische Recht unter bestimmten Voraussetzungen die amtliche Beglaubigung elektronischer Signaturen auf elektronischen Dokumenten. Damit wurde ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung vollständig digitaler Rechtsdienstleistungen gemacht.
Dies bedeutet jedoch nicht, dass jede elektronische Signatur automatisch einer amtlich beglaubigten Unterschrift gleichgestellt ist. Gerade hier entstehen in der Praxis die meisten Missverständnisse.
Elektronische Signatur und beglaubigte Unterschrift sind nicht dasselbe
Viele Menschen gehen davon aus, dass eine elektronische Signatur automatisch sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Tatsächlich handelt es sich jedoch um zwei unterschiedliche Rechtsinstitute.
Eine elektronische Signatur bestätigt lediglich, dass eine bestimmte Person ein Dokument elektronisch unterzeichnet hat. Dies kann beispielsweise eine in ein PDF eingefügte Unterschrift, eine Signatur über eine Signaturplattform oder eine qualifizierte elektronische Signatur auf Grundlage eines Zertifikats sein.
Soweit das Gesetz oder eine vertragliche Vereinbarung eine amtlich beglaubigte Unterschrift verlangt, reicht eine bloße elektronische Signatur häufig nicht aus. Erforderlich ist vielmehr ein zusätzlicher Nachweis, dass die Signatur tatsächlich der betreffenden Person zugeordnet werden kann. Genau diese Funktion erfüllt die eLegalisierung.
Warum wurde die eLegalisierung eingeführt?
Die Digitalisierung juristischer Dienstleistungen hat in den vergangenen Jahren erhebliche Fortschritte gemacht. Dokumente werden elektronisch unterzeichnet, Behördenkommunikation erfolgt über elektronische Postfächer, und zahlreiche Verwaltungsverfahren lassen sich online erledigen.
Dennoch bestand lange Zeit ein bemerkenswerter Medienbruch: Sobald eine Rechtsvorschrift eine amtlich beglaubigte Unterschrift verlangte, musste häufig auf Papier zurückgegriffen werden. Elektronisch erstellte Dokumente wurden ausgedruckt, handschriftlich unterzeichnet, amtlich beglaubigt und anschließend mittels autorisierter Konvertierung wieder digitalisiert.
Dieses Verfahren war zeitaufwendig, administrativ belastend und stand im Widerspruch zu den Vorteilen digitaler Kommunikation.
Abhilfe schaffen sollte das Gesetz Nr. 12/2020 Slg. über das Recht auf digitale Dienstleistungen (CZ). Dessen § 6 verankert das Recht, eine amtlich beglaubigte Unterschrift oder eine anerkannte elektronische Signatur durch digitale Verfahren zu ersetzen. Der Gesetzgeber schuf damit einen Mechanismus, der es ermöglicht, dieselbe Rechtswirkung auch vollständig elektronisch zu erreichen.
Wann kann eine eLegalisierung erforderlich sein?
Obwohl die eLegalisierung noch eine relativ neue Dienstleistung ist, gibt es zahlreiche Situationen, in denen sie den Alltag erheblich erleichtern kann.
Typischerweise kommt sie immer dann in Betracht, wenn das Gesetz oder die andere Vertragspartei eine amtlich beglaubigte Unterschrift verlangt. Dies kann beispielsweise der Fall sein bei:
- Vollmachten für bestimmte Rechtsgeschäfte,
- Dokumenten, die dem Grundbuchamt vorgelegt werden,
- gesellschaftsrechtlichen Unterlagen von Unternehmen,
- Anträgen auf Eintragung in öffentliche Register,
- Verträgen, bei denen die Parteien eine Beglaubigung der Unterschrift vereinbart haben,
- Erklärungen oder Zustimmungen, die aufgrund besonderer gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind.
Stellen wir uns beispielsweise einen Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung vor, der sich dauerhaft im Ausland aufhält. Er muss ein Dokument unterzeichnen, für das eine amtlich beglaubigte Unterschrift erforderlich ist. Noch vor wenigen Jahren hätte dies in der Regel Papierdokumente, den Versand per Post oder den Besuch einer diplomatischen Vertretung erforderlich gemacht.
Heute kann das gesamte Verfahren elektronisch abgewickelt werden. Die eLegalisierung bietet dabei die Möglichkeit, die Anforderungen an die Beglaubigung einer Unterschrift auch im digitalen Umfeld zu erfüllen.
Wie funktioniert die eLegalisierung in der Praxis?
Obwohl es auf den ersten Blick so erscheinen mag, als handle es sich um eine vollständig digitale Dienstleistung, setzt die derzeitige Rechtslage weiterhin eine persönliche Identitätsprüfung des Antragstellers voraus.
Das Verfahren besteht aus zwei Schritten:
1. Hochladen des Dokuments in die Czech-POINT-Dokumentenablage
Zunächst muss das elektronische Dokument in die Dokumentenablage von Czech POINT hochgeladen werden.
Das Dokument muss im Format PDF/A vorliegen und die technischen Anforderungen des Systems erfüllen. Die maximale Dateigröße beträgt 50 MB. Enthält das Dokument bereits eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur, darf dessen Integrität nicht beeinträchtigt sein.
Nach dem Hochladen erstellt das System eine Bestätigung über die Einreichung des Dokuments, die für die anschließende Beglaubigung benötigt wird.
2. Besuch einer autorisierten Kontaktstelle
Anschließend muss der Antragsteller eine Czech-POINT-Kontaktstelle aufsuchen, die zur Durchführung der eLegalisierung berechtigt ist.
Der Mitarbeiter überprüft die Identität des Antragstellers in ähnlicher Weise wie bei der klassischen Beglaubigung einer Unterschrift auf einem Papierdokument. Gleichzeitig bestätigt der Antragsteller, dass die auf dem Dokument angebrachte elektronische Signatur seine eigene ist.
Daraufhin wird ein elektronischer Beglaubigungsvermerk erstellt. Das Ergebnis besteht also nicht in einer erneuten Unterzeichnung des Dokuments, sondern in der Herstellung einer vertrauenswürdigen Verbindung zwischen dem Dokument, der Signatur und der Identität der Person, die die Signatur als ihre eigene anerkannt hat.
Was ist das Ergebnis einer eLegalisierung?
Dies ist eine Frage, deren Antwort viele Menschen überrascht.
Das Ergebnis ist nicht ein neues PDF-Dokument mit einem Stempel oder einer elektronischen Bescheinigung, wie man vielleicht erwarten würde. Tatsächlich entstehen zwei elektronische Dokumente:
- das ursprüngliche Dokument,
- der elektronische Beglaubigungsvermerk.
Diese Dokumente sind technisch miteinander verbunden und bilden eine Einheit.
Muss nachgewiesen werden, dass die Unterschrift amtlich beglaubigt wurde, sind beide Dokumente gemeinsam vorzulegen. Die Situation lässt sich mit einem klassischen Beglaubigungsvermerk vergleichen, der einer Papierurkunde beigefügt ist. Auch in der analogen Welt ergibt ein Beglaubigungsvermerk ohne das zugrunde liegende Dokument keinen Sinn.
Welche Signaturen können beglaubigt werden?
Einer der größten Vorteile der eLegalisierung ist ihre technologische Neutralität.
Viele Menschen gehen davon aus, dass sie über eine qualifizierte elektronische Signatur oder ein spezielles Zertifikat verfügen müssen. Tatsächlich erlaubt das Gesetz jedoch auch die Beglaubigung sehr einfacher Formen elektronischer Signaturen.
Beglaubigt werden können beispielsweise:
- eine in ein PDF eingefügte Signatur,
- eine eingescannte handschriftliche Unterschrift,
- eine über eine Signaturanwendung erstellte Signatur,
- eine fortgeschrittene elektronische Signatur,
- eine qualifizierte elektronische Signatur.
Die Gesetzesbegründung sowie die juristische Fachliteratur betonen ausdrücklich, dass grundsätzlich jede elektronische Signatur Gegenstand einer eLegalisierung sein kann.
Der Träger der rechtlichen Sicherheit ist nämlich nicht die Signatur selbst, sondern der anschließende Beglaubigungsprozess. Genau hierin unterscheidet sich die eLegalisierung von einer gewöhnlichen elektronischen Unterzeichnung.
Ist die eLegalisierung dasselbe wie eine qualifizierte elektronische Signatur?
Nein. Diese Frage gehört zu den häufigsten Missverständnissen. Die qualifizierte elektronische Signatur ist ein technisches Instrument, dessen rechtliche Wirkungen durch die europäische eIDAS-Verordnung geregelt werden. Nach europäischem Recht hat sie dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.
Das bedeutet jedoch nicht, dass sie automatisch eine amtlich beglaubigte Unterschrift ersetzt. Bei einer amtlich beglaubigten Unterschrift geht es nicht nur um die Signatur selbst, sondern vor allem um die Bestätigung der Identität der unterzeichnenden Person durch eine hierzu befugte Stelle.
Gerade deshalb unterschied das tschechische Recht lange Zeit zwischen der qualifizierten elektronischen Signatur und der amtlich beglaubigten Unterschrift – nicht nur hinsichtlich des technischen Sicherheitsniveaus, sondern auch hinsichtlich der Art und Weise der Identifizierung der unterzeichnenden Person.
Die eLegalisierung überwindet diesen Unterschied, indem sie eine zusätzliche Vertrauensebene schafft: den von einer befugten Person ausgestellten elektronischen Beglaubigungsvermerk.
eLegalisierung bestätigt aber den Inhalt eines Dokuments nicht. Ebenso wie die klassische Beglaubigung prüft auch die eLegalisierung nicht den Inhalt des Dokuments.
Die beglaubigende Stelle beurteilt nicht,
- ob ein Vertrag wirksam ist,
- ob die angegebenen Informationen richtig sind,
- ob das Dokument den gesetzlichen Vorschriften entspricht,
- ob das Rechtsgeschäft für die beteiligten Personen vorteilhaft oder nachteilig ist.
Bestätigt wird ausschließlich, dass eine bestimmte Person die elektronische Signatur auf dem Dokument als ihre eigene anerkannt hat.
Enthält beispielsweise ein Kaufvertrag Fehler, werden diese durch die eLegalisierung nicht behoben. Beglaubigt wird die Signatur – nicht der Inhalt des Dokuments.
Gerade deshalb empfiehlt es sich insbesondere bei bedeutenderen Transaktionen, die Beglaubigung der Signatur mit einer rechtlichen Prüfung der Dokumentation durch einen Rechtsanwalt zu verbinden.
Eine Zukunft ohne Papier?
Die eLegalisierung stellt einen weiteren Schritt auf dem Weg zu vollständig digitalen Rechtsdienstleistungen dar.
Auch wenn das Verfahren derzeit noch die persönliche Vorsprache bei einer autorisierten Stelle erfordert, hat es eines der wesentlichen Hindernisse elektronischer Rechtsgeschäfte beseitigt: die Notwendigkeit, Dokumente allein zum Zweck der Beglaubigung einer Unterschrift zwischen elektronischer und papiergebundener Form umzuwandeln.
Für Unternehmer, Unternehmen und Privatpersonen bedeutet dies einen schnelleren Dokumentenverkehr, einen geringeren Verwaltungsaufwand und mehr Flexibilität beim Abschluss von Rechtsgeschäften aus der Ferne.
Es ist zu erwarten, dass die Bedeutung solcher Instrumente mit der weiteren Entwicklung elektronischer Identifizierungsmittel, von BankID und staatlicher Digitaldienste weiter zunehmen wird.
Was noch vor wenigen Jahren das Ausdrucken von Dokumenten, den Besuch einer Behörde und das anschließende Einscannen erforderte, kann heute deutlich einfacher erledigt werden – und morgen vielleicht sogar vollständig papierlos.