Koupě podílu ve společnosti, plná moc, návrh na zápis do veřejného rejstříku nebo některé dokumenty pro katastr nemovitostí. Ve všech těchto situacích se lidé často setkávají s požadavkem na úředně ověřený podpis.
Ještě donedávna to znamenalo jediné: vytisknout dokument, podepsat ho a navštívit Czech POINT, notáře nebo advokáta. Přestože samotný dokument mohl vzniknout elektronicky, poslední krok bylo nutné udělat na papíře.
To se změnilo s příchodem eLegalizace. Od roku 2024 lze za splnění zákonných podmínek úředně ověřit také elektronický podpis na elektronickém dokumentu. Český právní řád tak udělal další krok směrem k tomu, aby bylo možné vyřídit celý proces digitálně. Neznamená to však, že každý elektronický podpis je automaticky úředně ověřený. Právě zde vzniká v praxi nejvíce nedorozumění.
Elektronický podpis není totéž co ověřený podpis
Mnoho lidí se domnívá, že když dokument podepíší elektronicky, splní tím automaticky všechny zákonné požadavky. Ve skutečnosti jsou však elektronický podpis a úředně ověřený podpis dvě odlišné věci.
Elektronický podpis pouze potvrzuje, že určitá osoba dokument podepsala elektronickými prostředky. Může jít o prosté vložení obrázku podpisu do PDF, podpis vytvořený v aplikaci Adobe Sign nebo kvalifikovaný elektronický podpis založený na certifikátu. Pokud však zákon nebo smlouva vyžadují úředně ověřený podpis, nestačí zpravidla pouze dokument elektronicky podepsat. Je třeba zajistit vyšší míru jistoty, že podpis skutečně náleží konkrétní osobě. Právě tento problém řeší eLegalizace.
Proč vlastně eLegalizace vznikla?
Digitalizace právních služeb v posledních letech výrazně pokročila. Dokumenty běžně podepisujeme elektronicky, komunikujeme prostřednictvím datových schránek a řadu úředních záležitostí vyřídíme online. Přesto zde dlouho existovala jedna poměrně nelogická překážka.
Pokud právní předpis vyžadoval úředně ověřený podpis, bylo často nutné vrátit se k papírovému dokumentu. Elektronicky vytvořený dokument se vytiskl, fyzicky podepsal, podpis se nechal úředně ověřit a následně se dokument opět digitalizoval prostřednictvím autorizované konverze. Celý proces je takto zdlouhavý, administrativně náročný a zcela popírá výhody elektronické komunikace.
Právě tuto situaci se snažil odstranit zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby. Jeho § 6 zakotvil právo nahradit úředně ověřený podpis nebo uznávaný elektronický podpis elektronickými prostředky. Jinými slovy – zákonodárce vytvořil mechanismus, který umožňuje dosáhnout stejného právního výsledku i v čistě elektronickém prostředí.
Kdy můžete eLegalizaci potřebovat?
Přestože se jedná o relativně novou službu, existuje řada situací, kdy může výrazně usnadnit život. Typicky půjde o případy, kdy zákon nebo druhá smluvní strana požaduje úředně ověřený podpis. To může být například:
- plná moc pro určité právní úkony,
- některé dokumenty předkládané katastrálnímu úřadu,
- korporátní dokumentace obchodních společností,
- návrhy na zápis do veřejných rejstříků,
- smlouvy, u nichž si strany sjednaly požadavek úředně ověřeného podpisu,
- čestná prohlášení nebo souhlasy vyžadované zvláštními právními předpisy.
Představme si například společníka společnosti s ručením omezeným, který se dlouhodobě zdržuje v zahraničí. Potřebuje podepsat dokument, u kterého je vyžadován úředně ověřený podpis. Ještě před několika lety by bylo zpravidla nutné řešit listinné dokumenty, poštovní přepravu nebo návštěvu zastupitelského úřadu. Dnes může být celý dokument veden elektronicky a eLegalizace představuje cestu, jak požadavek ověření podpisu splnit i v digitálním prostředí.
Jak eLegalizace funguje v praxi?
Ačkoli se může zdát, že jde o plně online službu, současná právní úprava stále počítá s osobním ověřením totožnosti žadatele. Proces tak probíhá ve dvou krocích:
1. Nahrání dokumentu do Úschovny Czech POINT
Nejprve je třeba vložit elektronický dokument do Úschovny Czech POINT. Dokument musí být ve formátu PDF/A a splňovat technické požadavky systému. Maximální velikost dokumentu činí 50 MB. Pokud dokument obsahuje zaručený nebo kvalifikovaný elektronický podpis, nesmí být narušena jeho integrita. Po nahrání dokumentu systém vygeneruje potvrzení o vložení dokumentu, které bude následně potřeba při samotném ověření.
2. Návštěva kontaktního místa
Poté je nutné dostavit se na kontaktní místo Czech POINT oprávněné provádět eLegalizaci. Pracovník ověří totožnost žadatele obdobně jako při klasickém ověřování podpisu na listině. Žadatel současně uzná elektronický podpis na dokumentu za vlastní. Následně dojde k vytvoření elektronické ověřovací doložky. Výsledkem tedy není nové podepsání dokumentu, ale vytvoření důvěryhodného spojení mezi dokumentem, podpisem a identitou osoby, která podpis uznala za svůj.
Co je výstupem eLegalizace?
To je otázka, odpověď na kterou často překvapí. Výstupem není jeden nový PDF dokument s razítkem, jak by si mnozí představovali. Ve skutečnosti jsou to dva elektronické dokumenty:
- původní dokument,
- elektronická ověřovací doložka.
Tyto dokumenty jsou technologicky propojeny a tvoří jeden celek. Pokud bude třeba prokázat, že podpis byl úředně ověřen, je nutné předložit oba dokumenty současně. Situaci lze přirovnat ke klasické ověřovací doložce připojené k listině. Ani v listinném světě samotná doložka bez původního dokumentu nedává smysl.
Jaké podpisy lze ověřit?
Jednou z největších výhod eLegalizace je její technologická neutralita. Mnoho lidí se domnívá, že musí vlastnit kvalifikovaný elektronický podpis nebo speciální certifikát. Ve skutečnosti zákon umožňuje ověřit i velmi jednoduché formy elektronického podepisování. Ověřit lze například:
- podpis vložený do PDF,
- naskenovaný vlastnoruční podpis,
- podpis vytvořený pomocí podpisové aplikace,
- zaručený elektronický podpis,
- kvalifikovaný elektronický podpis.
Důvodová zpráva i odborná literatura výslovně zdůrazňují, že předmětem ověření může být jakýkoliv elektronický podpis. Nositelem právní jistoty totiž není samotný podpis, ale následný proces ověření. Právě tím se eLegalizace odlišuje od běžného elektronického podepisování.
Je eLegalizace totéž co kvalifikovaný elektronický podpis?
Nikoli. Tato otázka patří mezi nejčastější omyly. Kvalifikovaný elektronický podpis je technický nástroj, jehož právní účinky upravuje evropské nařízení eIDAS. Takový podpis má podle evropského práva stejné účinky jako vlastnoruční podpis. To však neznamená, že automaticky nahrazuje úředně ověřený podpis.
Úředně ověřený podpis totiž neřeší pouze otázku podpisu samotného, ale především potvrzení identity podepisující osoby konkrétní oprávněnou autoritou. Právě proto české právo dlouhou dobu kvalifikovaný elektronický podpis a úředně ověřený podpis nerozlišovalo jen podle technické úrovně zabezpečení, ale i podle způsobu identifikace osoby. eLegalizace tento rozdíl překonává tím, že přidává další vrstvu důvěry – ověřovací doložku vytvořenou oprávněnou osobou.
eLegalizace rovněž nepotvrzuje pravost dokumentu. Stejně jako klasická legalizace ani eLegalizace nezkoumá obsah listiny. Ověřující osoba neposuzuje:
- zda je smlouva platná,
- zda jsou uvedené údaje pravdivé,
- zda dokument odpovídá právním předpisům,
- zda je právní jednání výhodné nebo nevýhodné.
Potvrzuje pouze to, že konkrétní osoba uznala elektronický podpis na dokumentu za svůj. Pokud tedy například kupní smlouva obsahuje chyby, eLegalizace je nijak „nevyléčí“. Ověřuje podpis, nikoliv obsah. Právě proto bývá zejména u významnějších transakcí vhodné spojit ověření podpisu s právní kontrolou dokumentace advokátem.
Budoucnost bez papíru?
eLegalizace představuje další krok na cestě k plně digitálním právním službám. Přestože dnes stále vyžaduje osobní návštěvu kontaktního místa, odstranila jednu z významných překážek elektronického právního jednání – nutnost převádět dokumenty mezi elektronickou a listinnou podobou pouze kvůli ověření podpisu. Pro podnikatele, společnosti i běžné občany to znamená rychlejší oběh dokumentů, nižší administrativní zátěž a větší flexibilitu při uzavírání právních jednání na dálku.
Lze očekávat, že s dalším rozvojem elektronické identifikace, BankID a digitálních služeb státu bude význam podobných nástrojů nadále růst. To, co ještě před několika lety vyžadovalo tisk dokumentů, návštěvu úřadu a následné skenování, lze dnes vyřídit výrazně jednodušeji – a zítra možná zcela bez papíru.