17.10. 2018, epravo.cz, Kateřina Holubová, Vojtěch Steininger
Die Anerkennung öffentlicher Urkunden aus einem Staat in einem anderen Staat ist seit langem ein rechtliches Problem. Die große Menge an „Papierkram“ führt dabei nicht nur zu Verzögerungen in Gerichtsverfahren, sondern verursacht auch höhere Kosten und zeitliche Aufwände, die mit der Beschaffung von Stempeln oder beglaubigten Übersetzungen verbunden sind. Die Europäische Union beschäftigt sich bereits seit 2010 intensiv mit der Vereinfachung des bestehenden Systems zur Anerkennung öffentlicher Urkunden im Ausland – sei es durch die Apostille oder gegebenenfalls durch Superlegalisierung.
Die Apostille ist in der Regel die Beglaubigung einer öffentlichen Urkunde oder einer beglaubigten Kopie einer Urkunde. Sie bestätigt die Echtheit der Urkunde sowie die Identität und Funktion der unterzeichnenden Person und dient der Verwendung der apostillierten Urkunde im Ausland.
Die Superlegalisierung ist die sogenannte höhere Beglaubigung einer Urkunde für die Verwendung im Ausland. Dabei bestätigt die Verwaltungsbehörde des jeweiligen Staates die Echtheit einer in diesem Staat ausgestellten öffentlichen Urkunde oder einer amtlich beglaubigten Kopie.
Wenn die betroffenen Staaten Vertragsparteien des Haager Übereinkommens über die Abschaffung der Legalisationspflicht für ausländische öffentliche Urkunden vom 5. Oktober 1961 sind, ist zwischen ihnen keine Superlegalisierung erforderlich, sondern lediglich eine Apostille. Selbst in diesem Fall kann die Notwendigkeit der Beglaubigung durch die Apostille jedoch durch weitere Maßnahmen vollständig entfallen, insbesondere historisch durch bilaterale internationale Abkommen.
Die Europäische Union hat sich in ihren aktuellen legislativen Konzepten[1] insbesondere auf öffentliche Urkunden im Bereich des Personenstands konzentriert. Dabei handelt es sich um Dokumente, die grundlegende Informationen über die Bürgerinnen und Bürger der Europäischen Union bescheinigen und sehr häufig im Rahmen grenzüberschreitender Mobilität verwendet werden.[2] Im Zusammenhang mit dem Ziel, die Freizügigkeit von Personen zu gewährleisten, haben das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union am 6. Juli 2016 die Verordnung (EU) 2016/1191 über die Förderung der Freizügigkeit der Bürgerinnen und Bürger durch die Vereinfachung der Anforderungen an die Vorlage bestimmter öffentlicher Urkunden in der Europäischen Union sowie zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012 erlassen. Diese Verordnung (im Folgenden „Verordnung“) sollte am 16. Februar 2019 vollständig in Kraft treten. Ziel der Verordnung ist insbesondere die Verringerung der bürokratischen Hürden im Zusammenhang mit der Beglaubigung bestimmter öffentlicher Urkunden, die Harmonisierung der Rechtsvorschriften sowie die Steigerung der Effizienz bei der Aufdeckung betrügerischer und gefälschter Urkunden in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union.
Inhalt der Verordnung
Der Anwendungsbereich der Verordnung umfasst ausgewählte öffentliche Urkunden,[3] die von den Behörden eines Mitgliedstaates ausgestellt werden und in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union vorgelegt werden sollen. Ziel der Verordnung ist es, diese Urkunden „von der Legalisierung oder ähnlichen Formalitäten zu befreien und andere Formalitäten zu vereinfachen.“[4] Dabei ist zu beachten, dass diese Vereinfachung nicht für alle öffentlichen Urkunden gilt, sondern nur für diejenigen in der Verordnung ausdrücklich aufgeführt sind. Konkret handelt es sich um Urkunden, deren Hauptzweck die Bestätigung einer oder mehrerer Tatsachen ist. Die Verordnung zählt hierzu unter anderem: Geburt, Lebensstatus (dass eine Person lebt), Tod, Namen, Ehe einschließlich Ehefähigkeit und Familienstand, Scheidung oder Erklärung der Nichtigkeit einer Ehe, eingetragene Partnerschaften einschließlich der Fähigkeit zur Eingehung einer Partnerschaft und des Partnerschaftsstatus, Aufhebung oder Erklärung der Nichtigkeit einer eingetragenen Partnerschaft, Elternschaft, Adoption, Wohnsitz oder Aufenthaltsort, Staatsangehörigkeit sowie das Nichtbestehen eines Strafregistereintrags[5] (im Folgenden ebenfalls „öffentliche Urkunden“ ).
Was die Beglaubigung von Urkunden betrifft, gilt die Verordnung nur für beglaubigte Kopien öffentlicher Urkunden, nicht jedoch für Kopien beglaubigter Kopien.[6]
Die Verordnung untersagt unter anderem, von einer Bürgerin oder einem Bürger eines anderen Mitgliedstaates die Vorlage einer beglaubigten Kopie einer öffentlichen Urkunde zusätzlich zum Original zu verlangen.[7] Erlaubt ein Mitgliedstaat die Vorlage einer beglaubigten Kopie einer öffentlichen Urkunde, müssen die Behörden dieses Staates auch eine beglaubigte Kopie akzeptieren, die in einem anderen Mitgliedstaat ausgestellt wurde.[8]
Weitere Neuerungen betreffen die Übersetzung öffentlicher Urkunden und deren Beglaubigung. Neu ist, dass die Verwaltungsbehörde des EU-Mitgliedstaates, in dem die Urkunde vorgelegt wird, keine Übersetzung verlangen darf, wenn diese Urkunde in der Amtssprache des Staates erstellt wurde oder in einer nichtamtlichen Sprache vorliegt, die von diesem Staat akzeptiert wird. Ein weiterer Fortschritt besteht darin, dass eine beglaubigte Übersetzung, die von einer nach dem Recht eines Mitgliedstaates zur Anfertigung solcher Übersetzungen befugten Person erstellt wurde, in allen Mitgliedstaaten anerkannt wird.[9]
Zur Vereinfachung der Übersetzungen öffentlicher Urkunden wird das sogenannte mehrsprachige Standardformular eingeführt. Ein Muster dieses Formulars befindet sich im Anhang der Verordnung und wird in allen Amtssprachen der Europäischen Union bereitgestellt. Der Hauptvorteil besteht darin, dass die Verwaltungsbehörde eines EU-Mitgliedstaates grundsätzlich keine Übersetzung verlangen darf, sofern der öffentlichen Urkunde dieses Formular beigefügt ist. Die Verordnung sieht jedoch ein gewisses behördliches Ermessen vor. Die Verwaltungsbehörde kann prüfen, ob die im mehrsprachigen Standardformular enthaltenen Informationen für die Bearbeitung der Urkunde ausreichend sind. Ist dies nicht der Fall, kann sie dem Verfahrensbeteiligten auferlegen, trotz des ausgefüllten Formulars eine Übersetzung des Dokuments vorzulegen. Mehrsprachige Standardformulare sind kein eigenständiges Dokument,[10] da sie lediglich den Inhalt der öffentlichen Urkunden wiedergeben, denen sie beigefügt sind. Sie dienen der Senkung der Kosten für Übersetzungen. Die Verordnung geht jedoch davon aus, dass der Inhalt bestimmter Urkunden, wie beispielsweise gerichtlicher Entscheidungen, nicht vollständig auf dem Formular wiedergegeben werden kann. Für diese Urkunden ist nach wie vor gegebenenfalls eine Apostille erforderlich.[11]
Die Verordnung sieht einen speziellen Mechanismus zur Zusammenarbeit zwischen den Behörden der Mitgliedstaaten vor, die öffentliche Urkunden entgegennehmen, und den Mitgliedstaaten, die diese Urkunden ausgestellt haben, für den Fall von Zweifeln an der Echtheit. Wenn bei der Verwaltungsbehörde Zweifel an der Berechtigung der unterzeichnenden Person oder an der Echtheit von Unterschrift, Siegel oder Stempel auftreten und die Behörde des Staates, in dem die Urkunde vorgelegt wurde, diese Zweifel nicht klären kann, darf sie die Behörde des ausstellenden Staates um zusätzliche Informationen ersuchen. Dies ist eine Maßnahme zur Bekämpfung betrügerischer und gefälschter öffentlicher Urkunden.[12]
Fazit
Die Anforderung von Apostillen oder gegebenenfalls der Superlegalisierung öffentlicher Urkunden stellt in der Rechtspraxis weiterhin ein großes und kostspieliges Problem dar. Mit der Verabschiedung dieser Verordnung hat die Europäische Union einen klaren Richtungsimpuls gegeben, wie sich die bisher uneinheitliche Rechtslage zu Apostillen und Legalisationsurkunden entwickeln sollte. Es ist jedoch hervorzuheben, dass die Verordnung bei weitem nicht alle Probleme löst. Apostillen betreffen insbesondere grenzüberschreitende Unternehmer, die gezwungen sind, ihre Dokumente als öffentliche Urkunden mit den entsprechenden Beglaubigungen zu versehen, was häufig erhebliche zeitliche und finanzielle Aufwendungen bedeutet. Positiv zu bewerten ist hingegen, dass die Europäische Union bestrebt ist, dieses Problem zu lösen.
Bei der Verabschiedung der Verordnung wurde erreicht, dass im Jahr 2021 eine Ausweitung der Vereinfachung der Beglaubigung öffentlicher Urkunden geprüft werden soll. Diese Prüfung umfasst Urkunden über die Rechtsstellung und Vertretung von Handelsgesellschaften, Diplome, Zertifikate und andere Nachweise über erreichte Qualifikationen sowie öffentliche Urkunden zur Bestätigung einer anerkannten Behinderung.[13] Das langfristige Ziel sind gemeinsame europäische öffentliche Urkunden.
[1] Grünes Buch: Weniger Verwaltungsakte für die Bürgerinnen und Bürger: Förderung der Freizügigkeit öffentlicher Urkunden und Anerkennung der Wirkung von Personenstandsdokumenten.
[2] Europäische Kommission. Freier Verkehr öffentlicher Urkunden. [online]. europa.eu, 22. August 2016 [Zugriff am 19. Juli 2018]. Verfügbar unter: >>> https://ec.europa.eu/info/law/cross-border-cases/administrative-cooperation-circulation-public-documents_en .
[3] Die Definition einer öffentlichen Urkunde, die gemäß dieser Verordnung anwendbar ist, findet sich in Artikel 3 Absatz 1.
[4] Čl. 1 Nařízení.
[5] Čl. 2 Nařízení
[6] Odst. 8 Preambule Nařízení.
[7] Čl. 5 odst. 1 Nařízení.
[8] Čl. 5 odst. 2 Nařízení.
[9] Čl. 6 Nařízení.
[10] Odst. 22 Preambule Nařízení.
[11] Odst. 23 Preambule.
[12] Čl. 13 a násl. Nařízení.
[13] Čl. 26 odst. 2 Nařízení.